Leilas Konferensblogg

Archive for October, 2011

Idag var jag på en konferensanläggning som inte riktigt föll mig
i smaken måste jag säga.

Och jag tror att det berodde ganska mycket på personalen. Det
här var en nybyggd och fräsch lokal med goda förutsättningar för
att skapa bra stämning bland deltagarna. Men personalen kändes
stressad och orutinerad.

Maten var inte särskilt varm och man fick lite känslan av att
arrangörerna var nybörjare eller amatörer. Tyvärr.

Så jag kommer nog inte lägga några konferenser hos dem om jag
kan undvika det.

Jag känner ju också till så många andra ställen som fungerar
mycket bättre och där alla de här sakerna flyter smidigt. Runt
Stockholm finns en massa olika fina gårdar till exempel, där man
tar hand om sina gäster med stor professionalism.

Idag tänkte jag ta upp lite olika delar som jag ser som viktiga
när det gäller att skapa sammanhållning och bra arbetsklimat i
olika grupper.

Eftersom jag har lång erfarenhet av att åka till olika ställen
där man håller kurser, kock off och andra evenemang så har jag sett
både hur det kan vara när det funkar bra, och mindre bra.

Det kan vara stor skillnad på om de som arrangerar är
professionella eller inte. Men de som är professionella brukar
bidra med flera olika delar som fungerar bra. Och de viktigaste
delarna tänkte jag ta upp här.

Dels handlar det om att göra besökare och deltagare bekväma.
Detta är steg ett i många avseenden. Det betyder att de behöver bra
boende och tillgång till passande lokaler, både för arbete och
vila. Ofta kan det vara bra om det finns närhet till natur och fina
miljöer i omgivningen.

Sen är det viktigt att blanda de olika momenten under en kick
off på ett sätt så att deltagarna upplever en bekväm takt. Man vill
undvika stress och hungrig människor. Ett varierat schema med
inslag av arbete, vila, underhållning, stimulans, nyheter och
roliga äventyr brukar fungera bra.

Och sen har vi naturligtvis de sociala stunderna. Det vill säga,
festerna och kvällarna efter allt jobb. Här behöver man kunna
erbjuda rekreation, möjligheten att prata med nya bekanta, och som
man brukar säga, skapa nya mötesytor.

Med alla dessa saker på rätt plats och i rätt ordning kan man se
fram emot en lyckad tid med de inbjudna personerna. Detta är alltså
mitt recept efter många år i denna bransch.

En sak som inte kan sägas tillräckligt många gånger är hur
mycket bra event och kick offs gör för team-känslan på ett
företag.

Det har visat sig, och bevisats gång på gång hur mycket detta
stärker sammanhållningen i en grupp. Men det betyder också att man
behöver göra det bra. Om man vill se framsteg och inte intriger kan
det verkligen vara bra att vända sig till en arrangör av
konferenser och liknande, som kan sitt jobb.

Man kan oftast se via företagens hemsidor hur de jobbar och vad
de har för erfarenhet.

Något som jag fått större och större förtroende för under mina
år inom service, är de företag som jobbar med värdar och
värdinnor.

Oavsett om det gäller anläggningar, konferenser, tillfälliga
sammankomster eller fast personal, så tycker jag detta gör en enorm
skillnad. Har man som företag investerat i att någon tar hand om
besökare och deltagare får man otroligt mycket ut av detta. För oss
som blir bemötta av personal som kan svara på frågor om program,
lokaler, tider och liknande är det jätteviktigt!

Att vara inbokade på ett hotell i Malmö gör att man kan vara redo för en konferens likväl som för en natts boende när man är på resande fot i jobbet. Man kan behöva vila ut innan man åker vidare. För den som har många resnätter per år är man van vid hotell och kan kräva vissa saker när man reser i företagets namn. Det kan därför vara svårt att skilja ett hotell från ett annat.

Men för dem som inte är vana vid hotell så kan en resa bli en spänning att se fram emot och att då få komma till Malmö över huvud taget. Väl på plats kommer man inse att vissa kedjor med hotell är bättre än andra och att de kan ge samma service på vilket som av deras hotell man bor på. Det kanvara tal om det som är i Malmö som det i Halmstad eller Göteborg. De har över hela landet och därför vet du vad du får när du bokar in dig hos dem. Det gäller för den som är van som den som är ovan vid resande.

Det finns en rad faktorer för vad som utgör en bra konferens.
Det handlar om så mycket mer än själva innehållet. Här har jag
listat några saker jag tycker är viktiga för en givande
konferens:

• Frukost på morgonen. Man jobbar som ni vet bäst med mat (och
  kaffe!) i magen.
• Tillgång till kallt vatten hela dagen.
• Bekväma stolar.
• God luftkonditionering.
• Bra lunch. Gärna på annat ställe än själva konferenslokalen så
  man får sträcka lite på benen. 
• Gott eftermiddagsfika.

En konferens ska vara rolig och lärorik och om man är ute i god
tid så kan man få bra platser på en anläggning som erbjuder både
mat och dryck till ett bra pris.

Man kan även se till att man får en rolig underhållning i slutet
som kommer att göra alla glada och avslappnade. Bra föreläsare är
också ett stort plus att boka.

När man ska se till att boka ett event för sina anställda eller
se till att de får komma iväg på en kick off ska man vara ute i god
tid så att man kan planera allt lite bättre eftersom det mesta blir
bättre med lite planering.

Det kan vara bra om man ser till att en duktig och engagerad
arbetare kan sättas över uppgifterna att boka och få ihop allt så
att det kan bli bra och roligt för alla som ska iväg. Meningen med
att få gå på en kick off är att det ska vara uppmuntrande och att
man ska slippa vara på kontoret under en dag för att kunna lära
känna sina kollegor så att man kan samarbeta bättre med varandra
när man väl kommer tillbaka.

Att kunna kommunicera med varandra är något som man har nytta av
i alla relationer, och på jobbet kan det krävas att man säger vad
man vill och hur man vill ha det så att alla förstår och att man
gör det på ett vänligt sätt som gör att de andra känner sig
motiverade att ta itu med uppgiften. Att lära sig det kan ta ett
tag, men om man känner att man kan vara ärlig och rak med dem man
jobbar med så kommer det att underlätta en hel del. 

En kick off kan göra just att man mår bra.

En del bestämmer sig för att åka iväg med företaget och det kan
vara en rolig sak att göra om man ser till att man har någon som
ser till att det kommer att bli bra planerat.

Om man har många bra punkter på schemat som fungerar så blir det
bättre än om man bara ser hur det blir och låter alla bestämma. Det
måste finnas en som är ansvarig för allt och först då kommer det
att bli riktigt bra. En engagerad person som har roligt.

Det är klart att man inte bara kan leka när man har med
företaget att göra, men ibland måste man faktiskt få koppla av för
att se till att man kan lära känna sina kamrater lite bättre och på
det sättet få en bättre sammanhållning på jobbet.

När man kan känner att det är dags för en kick off kan man boka
den på nätet.